序:近日梳理AEO认证准备中,企业实际有一定难度的问题及海关认证中存在一定差异的争议条款,对此就部分条款进行分析。也欢迎各位会员就大家实际认证或准备中的话题一同探讨。(leo@sz-enuo.com,个人微信号leoyinuo)。
认证条款:对于高级认证条款1“内部组织架构”中“内部监督部门”设置要求条款:“(1)进出口业务、财务、内部监督等部门职责分工明确”。
一、浅析:此考核项作为高级认证中的一项,一般认证中未列入。此条与原AA类的关务、财务、内部监督等部门岗位相互分离且监督制约的要求相一致。其本身对于内部监督部门并未具体定义是否为独立部门,还是分散在不同职能部门,或是专门的临时“委员会”,存在一定的灵活性。但对于该条目前部分海关的认证老师认为企业应当建立专门的内部监督部门,监督公司的财务、进出口、采购、质量等相关运营活动。企业申请高级认证,公司内部未建立这样的综合监督部门,造成扣分事项。对此确认给部分企业带来一定的困难和疑惑。
二、企业目前的主要存在两种管理类型:
1)对于欧美企业、日韩企业,往往不设置单独的内部监督部门,而内部监督的职能是分散的,多数是垂直监督管理的。也即,往往是质量部设置ISO体系管理人员负责对于质量体系相关内容进行内部监督、总部财务部门或者公司专门设置SOX审计部门负责对财务的审核和监督、采购部门往往也是垂直总部进行监督、进出口部门的活动较大规模的公司都是设置区域贸易合规总部负责监督或缺少监督。
2)一般仅对于较大型的台资企业或民营上司公司,内部会设置“内部稽核部门”,负责对公司的相关业务(财务、生产运营、采购等)进行内部统一监督,一般也是缺少对进出口活动的监督。
三、企业认证准备
依据海关的要求,对于第二种组织结构,在内部监督部门的现有监督职责中增加对于进出口业务活动的监督,则基本上涵盖海关所定义的监督范围,也即符合海关对于内部监督部门的认证要求。但也有较多公司仅在总部设置了,而工厂无独立的内部稽核部门也无人员。
但对于第一种组织结构,企业将面临的现实的难题,企业一般不会因AEO认证要求,而设置一个“专门的内部监督部门和专职人员进行统一监督”,对组织结构形式进行较大变动,且设置了专门的部门,人员业务背景问题也未必起到整体的监督功能。故从实际意义出发,可能最大限度的是组建一个虚拟组织对特定原有未监督的业务(进出口活动、贸易安全活动)进行监督补位。那么如果面对部分认证老师,此状况依旧会被开部分符合进行扣分或要求整改。
四、观点
而我们从整改AEO认证体系的目的出发,需要设置内部监督主要是为了保障整个AEO体系的有效运行,对于相关活动的执行能够监督和制约,那么其核心依旧是对于涉及整个进出口活动(进出口业务、财务记录)的执行有效性和真实性进行监督,以及对于供应链安全的执行有效性进行监督。故我们不应片面将其扩大到一个独立部门能够包揽公司所有业务的监督,各类监督分散在各个专业职能监督部门往往更加有效。
在此目的下,依据不同企业状况,能够达到如下三类状况,从一诺咨询的观点来看,都应该视为满足认证要求。
1)设置了专门的独立的内部监督部门,其监督范围涵盖公司运营、财务、采购、物流、质量、进出口、供应链安全方面的监督职责,并实施相应的有效的监督活动,那么视为达标的;
2)未设置专门的内部监督部门,财务监督依据既有总部监督模式,而是扩增质量体系监督范围,增加对进出口活动的监督和供应链安全方面监督,并且执行有效,则也应视为达标。
3)未设置专门的内部监督部门,但公司质量体系与财务管理依据既有模式由专门的体系人员和公司总部财务部门进行监督。在此状况下,公司另设置了专门的“AEO内部监督委员会”对进出口活动、供应链安全进行内部监督,明确了内部监督岗位负责人及验证其监督执行有效,那么也应该视为达标。
五、建议
为避免企业和认证老师对“专门部门”的误解,从认证条目上,若能修改为“(1)进出口业务、财务、安全等部门分工明确,内部监督组织职责明确、执行有效”,则对企业更加容易执行。而这其中安全部门个人认为也非常重要,可以增加到要求之中。
【公司介绍】
一诺咨询公司成立于2009年,由海关事务行业6名经理人共同组建而成,系江苏地区首家专门开展关务业务咨询的服务公司。 公司以“专注、专研、专业于涉外贸易业务合规”为宗旨,并拥有一支优秀的国家方针政策及海关税务事务服务专业研究和顾问团队,均来自长三角地区不同行业或世界500强企业中有卓著管理经验和成就的资深关务管理人员。致力于涉外业务企业的贸易合规、物流战略优化与管理提升。主要业务包含:AEO认证辅导、进出口业务风险内审、加工贸易保税专项咨询、涉外物流与税收优化方案、海关事务专题、关务管理相关软件系统、TFC会员培训等。