会展物流是为满足和主办方的需求,在参展商所在地与展览会举办地之间,对展览、会议、文化交流、体育赛事等活动中所需的物品及其相关设备的高效率、低成本流动和储存进行的一整套规划、实施和控制过程,属于项目物流的范畴。会展物流包括与会展场馆搭建有关的建材、设备设施的物流服务和展览物品的物流服务。
在整个运输展品过程中,运输的主体是展览工厂在展览会现场展出的产品、使用的设备设施;载体是用以实现参展物品流动的设备和设施,包括直接运载的车辆、船舶、飞机、装卸搬运设备以及仓库等设施;流向是从济南展会搭建工厂所在地到展览会举办地再到购买者的流动,或是由展览会举办地再次返回济南展会搭建工厂所在地。这种流动包括空间的转移,也包括时间的延续。在整个过程中,涵盖了运输、仓储、装卸搬运、配送、包装、加工、流通以及相关信息活动等多个环节。
济南展会搭建展品运输前的分类和贴标签的工作非常重要。因为展品数量多,经过包装后,如没有细致的分类和贴标签的工作,会给后面的工作造成很大麻烦。标签上应标明包装箱内的货物是什么,是哪个客户的,需要送到哪个展馆的哪个展位,包装箱里面共装有几件物品,是否能倒置、挤压,是否易碎、易燃、易爆,是否有其他特殊要求,所有的货物清单中一共几件,该包装箱编号是第几件等内容。如果没有清楚地将这些信息用标签的形式写在包装箱上,装卸货物的工人和布展的人员就无法知道货物搬运的特殊要求,在搬运过程中不能按要求搬运,造成不必要的损失,甚至可能出现货损货失的现象。