首先,对档案馆里面的每件文件都贴上RFID标签,并向RFID标签写入该文件的基本以及相关信息。同时通过计算机网络将其信息存放在数据库系统中。我们不仅可以随时从数据库中调取文件的各种信息,进行统计分析,而且可以通过读写器读取每件文件的各种信息。
查找:通过读写器读取RFID标签的文件信息。利用手持读写器快速、准确地查找需要的文件。提高人工的查找文件的效率,减少了查找文件的时间。
定位:通过运用RFID标签可以方便地对文件进行分拣、储存。由于RFID标签会准确地提供文件的相关信息,从而确保存放的地点和时间。这样就大大减轻了工作员的时间和压力。
整理:RFID可以解决档案馆的种类繁多不易管理、文件在运送和保管过程中容易损坏以及文件不易识别等问题;此外,借着RFID标签所记录的资料信息,可以在文件出入档案馆时,让工作人员不用拆开文件检查、人工阅读,就能知道里面资料的基本信息,如此一来不仅节约了时间和降低了人力成本,更能提升整个档案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。
监管:通过读写设备进行档案文件的监管,智能搜索,自动检查,操作引导提示。
监视管理档案文件:所有需要监视的档案,均处于读写设备读取区域中,并且可以实时监控所有的文件是否在指定位置,如果档案文件未经许可的拿出/放入,将传送提示给计算机控制中心,并且,读写设备将按照制定的程序进行提示、报警等操作。
智能搜索,自动检查,操作引导:在繁多档案文件中,读写设备可以轻易的找到指定的档案文件,并且返回文件所处位置给计算机控制中心,同时在档案文件所处位置上的设备有相应的提示。
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